中小企业如何快速上线ERP项目七步骤

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大型企业相比,中小企业的信息化建设一直以来进展缓慢。当一个企业迅速发展到一定规模的时候,原有的组织结构必然会出现一些矛盾或管理失衡,自此也将特别需要进入更深一层的科学规范管理。如何快速上线ERP(企业资源计划)软件,但又不影响企业的业务,这已经成为中小企业CIO所关注的ERP热点之一。


中小企业如何快速上线ERP项目七步骤



  ERP上线有的需要1年,有的需要2年到3年。而对于企业来讲,3年上一个ERP项目已经非常困难,业务将受到很大的影响,尤其是对于中小企业来讲,更需要具备快速完善的特点。而ERP本身的功能模块特别多,如果没有一个统一的时间制定,那么项目就会越拖越久,从而导致整个项目最终的失败。


  那么,如何让企业信息化软件项目提速,并且尽快在企业中得到运用,是很多企业尤其是中小型企业特别关心的问题。笔者所在企业在推进ERP项目过程中,笔者作为财务实施小组负责人,与实施顾问充分讨论,多次访谈已实施上线的兄弟单位及实施成功的企业,总结了几点经验教训,在此作一个总结。


  第一,企业信息化项目是个“一把手工程”。“一把手工程”要求公司的领导尤其是一把手要高度重视,在信息化项目实施过程中参与重要方案及重要阶段性讨论;上有所好,下必甚焉,公司领导高度重视,可以让公司各级员工充分重视和参与信息化建设,同时部门一把手要亲自参与信息化建设过程,制定ERP实施方案,确定业务流程,保证ERP的设计满足企业管理的各项需求。


  第二,选择适合企业的ERP软件。ERP实施最后都需要通过ERP软件实现管理需求,因此选择适合企业的ERP软件特别重要。首先要选择已经成型的ERP软件,而不是采用定制开发软件,定制开发软件也许在适用性上更满足企业人员管理习惯,但无法对企业管理水平进行提升,更多地是将企业现有管理模式电子化,并且开发周期不可控制,开发测试时间过长,反而造成企业使用ERP软件的困惑。其次要根据企业现有发展阶段及业务规模选择匹配的ERP软件,而不是一味贪大求全,国外的ERP软件包含着管理思想,但中小企业发展过程中存在一定的不规范操作,反而无法全面适应国外的ERP软件,可以考虑先行使用国内的ERP软件,等到企业管理水平有所提升,再考虑替换ERP软件,重新实施,进一步提高企业管理水平。最后要选择合适的ERP组件,现有已成型的ERP软件都包含了较多功能和模块,中小企业快速发展,组织架构频繁变动,管理模式经常变化,难以确保所有功能和模块在较短时间内应用后不会更改,可以选择ERP软件的核心模块,如财务和物资模块,再考虑企业现有管理的难点与重点,作为ERP组件的内容。


  第三,选择合适的顾问公司。现有各大知名ERP软件均有一批实施商,选择合适的顾问公司可以帮助企业快速有序地实现企业信息化,重点需要考核顾问公司存续时间长短,顾问公司已有实施的项目及与公司类似企业的成功案例,顾问公司承诺到企业实施的项目小组成员构成及项目小组成员经历,特别是顾问公司选派至企业实施项目的项目经理,对整个项目的进程控制有着举足轻重的地位,可以要求顾问公司派驻现场实施人员的稳定性。


  第四,组建精英团队。ERP实施是一项交钥匙工程,最后ERP的维护在顾问公司人员撤走后,就需要由企业ERP项目小组成员承担;同时项目实施的方案主要是由企业ERP项目小组成员与实施顾问一起讨论适合企业的方案,因此要求企业ERP项目小组成员充分理解企业管理现状及企业的各项管理需求,能代替企业各部门领导对方案细节进行把握,需要组织各部门的精英骨干作为项目小组成员。


  第五,削足适履,快速确定方案。成型的ERP软件基本涵盖了企业管理的各项业务情形,但跟企业现有管理现状可能存在一定的冲突,这就需要企业管理人员转变管理思想,削足适履,主动适应ERP软件的处理方法。同时在确定方案时,对架构性方案进行充分讨论,谨慎考虑后再确定,其他可修改的方案可以先确定一种业务处理方式,根据企业管理需求考虑后续调整,通过模拟业务情形认识系统,对各项业务情形快速定案,同时确定各类业务情形变化后需要适用的调整方案,保证方案的完整性和弹性。在确定方案时还要考虑尽量使用ERP标准功能,简化业务情形处理方式,减少客户化开发。


  第六,加强ERP实施各项培训。在ERP实施过程中存在各项培训,包括ERP理念培训、ERP功能培训、开发工具培训、DBA培训、ERP设置培训、最终用户操作培训等。在各类培训中需要上机操作的培训量要充分,保证企业项目实施完成后,最终用户能有效使用系统,避免使用过程中人为错误造成的系统错误;关键用户能承担起ERP项目后续的开发和维护工作,保证ERP系统顺利运转。


  第七,建立有效激励机制。ERP项目需要企业有一定的投入,在对企业硬件、软件、实施费用投入的基础上,还需要对项目小组成员有一定的投入比例,建立健全项目奖惩机制,确定各阶段目标奖惩方法,从精神方面和物质方面对项目小组予以激励,鼓励项目小组成员在项目实施上线后的提拔使用,保证项目小组成员充分高效地参与实施工作。


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